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人力资源项目管理:指南

发布日期:2022-03-16 浏览次数:158

来源:人力资源方法论

时间:2022-03-14

作者:Ben


当你查看关键的HR能力列表时,经常缺少的一件事是一套好的项目管理技能。尝试将人力资源专业从项目经理角色中分离出来很容易,但我认为这是我们必须做的核心部分。我们将介绍人力资源项目管理的一些关键方面,它是什么?如何使用?

一、什么是人力资源项目管理?

听起来很像在人力资源项目/目的中使用项目管理技能。从雇主的角度考虑项目经理所具有的一些关键技能:管理预算,管理时间表,管理人员/资源,确保利益相关者处于沟通循环中,制定变革管理计划等。

有些人很难做到其中之一,而好的项目经理可以处理所有这些甚至更多。因此,很容易看出我们如何在人力资源角色中利用这些类型的技能来发挥自己的优势。我们必须执行的各个项目需要良好的项目管理原则来指导它们并确保其成功。

二、人力资源项目管理案例

对于我来说,理解概念的最简单方法是通过实例将其付诸实践,因此我认为我们可以通过一些方法来探索这种能力的各个方面。这些只是表面的一瞥,而不是深入的详细的项目计划,但可以很好地了解这些学科如何协同工作。

1、福利变革

场景:当前供应商的收益成本变得难以维持,管理层要求对其他供应商进行评估以降低成本,即使这意味着降低质量水平也是如此。

人力资源项目管理角色:

★与管理层一起制定具体目标(降低多少成本,可接受多少质量下降,时间进度要求如何等)

★根据这些目标制定一套要求,与供应商交谈时,这组要求将成为你的RFP(提案请求)的基础。

★使用RFP与供应商联系,收集投标,并根据关键因素进行选择(在此案例中,价格是关键)。

★完成向新供应商的过渡,终止与先前供应商的关系,并继续实施后的活动。

2、HRIS实施

场景:你的公司正在成长,并准备使用新的HRIS来帮助维护员工记录并促进某些HR流程的发生。你已经完成了选择过程,现在处于完成系统的最后阶段。你知道正确地完成此最后一步是至关重要的,该计划将主要用于人力资源目的(你和另一个团队成员),但是你还希望使用经理自助服务部分,以减少花在回答管理人员问题上的时间。

人力资源项目管理角色:

★在拥有有效版本后,请立即与供应商合作方以了解系统的来龙去脉。如果你要为其他员工而不是提供者进行培训,请确保像其他员工中一样经历使用该工具的过程。例如,以管理员身份登录并使用自助服务部分,以便你完全了解功能。

★制定培训计划,对所有相关人员进行系统操作培训,包括对安全性和数据合规性的需求。

★与提供者合作制定启动计划,这可能包括提供商的专门支持,尤其是在许多新用户需要帮助的早期。

★开发反馈系统,以便用户可以将问题,请求等反馈给你。

3、搭建共享人力资源服务

场景:在过去的几年中,你的公司已将HR纳入业务部门。在那段时间里,它变得更加昂贵,更难以维护标准,并且使业务部门无法获得预算的“挫折”。领导层已决定转向提供人力资源服务的更集中的模型,并已要求你评估该提议。

人力资源项目管理角色:

★开始通过共享模型研究满足当前需求所需的人员水平,并将其与现有HR员工人数进行比较,以确定需要重新分配/终止的人员数量。创建预算草案,以涵盖运行新的HR交付模型。

★制定一个计划,以哪种方式可以通过共享模型最好地提供哪种服务,并且可能更难以管理(例如员工关系)。

★确定此范围还会影响其他哪些未知区域。虽然这将有助于确保特定的服务标准,但也可能使管理人员感到不满,因为他们不再拥有专用资源。这些类型的项目将需要合并到变革管理沟通计划中,以确保在实施阶段的某个时刻得到解决。

★准备一份演讲,其中包含你的发现和对领导团队的建议。

如你所见,有许多项目可以使用这些类型的技能。这些示例是作为必须执行此操作的人力资源团队负责人与你一起编写的,在某些组织中,实际上有专门的人力资源项目管理专业人员来处理这些任务。

三、人力资源项目管理职位描述

让我们以与开始在工作场所发展工作相同的方式来说明角色,并附上说明。现在,正如我所说,我们通常不会看到大量专门的HR项目管理工作,但这只是更大的HR角色的一部分。组织越大,就越有可能专门负责管理人力资源项目。

例如:项目经理负责人力资源项目的管理,包括管理项目预算,资源(内部/外部),时间表,风险和第三方供应商。负责特定项目的总体指导,协调,实施,执行,控制和完成,确保与公司战略,承诺和目标保持一致。

1、职责范围

基于项目的客户关系管理

•与业务部门和主要合作伙伴组建立并保持关系,以了解他们的业务需求,确保与目标保持一致,并确保在所有项目活动中持续投入。

战略规划和项目启动

•将业务目标转换为具有明确定义的范围,时间,可交付成果,资源和成功关键指标的项目。

•制定并持续重新评估内部和外部合作伙伴之间的适当项目管理方法和项目管理技能/资源组合,以确保所有项目任务均成功完成。

•创建项目计划,包括时间表和里程碑。

•酌情与人力资源小组,IT,企业传播,业务部门和其他小组协商足够的资源。

•有效地设定项目期望并将其传达给团队成员和利益相关者。

•定义项目成功标准,并在整个项目生命周期中与团队进行沟通。

•管理和协调业务部门收购产生的与人力资源相关的项目活动。

2、项目执行

•管理正在进行的项目计划,预算,资源和供应商。

•促进会议并推动解决项目问题。

•开发和交付进度报告,提案,需求文档和演示文稿。

•主动管理和沟通项目范围内的不断变化,发现潜在危机并制定应急计划。

•指导,指导,激励和领导项目团队成员。影响项目团队对他们分配的工作采取积极的行动并承担责任。

•与人力资源项目有关的供应商管理投标请求(RFP)。

3、变革管理

•确定所有直接和间接的利益相关者,并确定项目成功所需的参与水平。

•与变革管理经理和企业传播部门密切合作,以确保定义了适当的变革管理活动并将其包括在所有项目计划中。

4、实施后的过渡和评估

•支持人力资源项目管理和执行的最佳实践和工具的持续开发。

•进行项目总结,并提出建议,以确定成功和失败的项目要素。

•确保全面,无缝的项目实施后过渡。

5、资格

学位:

具有管理或相关领域专业的学士学位优先

系统知识/经验:至少5年的人力资源系统,流程,趋势和最佳实践方面的工作知识。

要求具备先前的人力资源项目管理经验,包括具有与不同利益相关者同时管理多个项目的能力,具有丰富的人力资源项目管理工具和方法的经验包括风险管理。

6、战略计划和变革管理

强大的人际关系,组织,分析,表达和批判性思维能力。

展示建立互惠关系并与高级管理层和关键合作伙伴群体(例如IT,企业传播,人力资源,业务部门)互动的能力。

人力资源项目规划和战略理念的人力资源项目管理技能。

四、人力资源项目管理计划

成功的项目始于计划,我们都听过这句老话:不计划就是计划失败。

那么我们如何开始呢?以下是管理过程中的5个关键步骤:

项目构想

项目计划

项目启动/执行

项目控制

项目结束

尽管看起来很短,但它涵盖了广泛而深入的一组要求,职责等,上面的示例作业描述的每个部分都适合这五个步骤的过程。

制定项目管理计划意味着你已经花了时间思考各个步骤,以及完成每个步骤将需要哪些资源,时间,人员等。另外,你需要考虑项目的风险以及如何减轻该风险。

说到风险,我的朋友曾讨论过一个有趣的想法,那就是对项目进行“验尸”。我们几乎都在对项目进行“事后评估”(你是对的!),以确定哪些方面进展顺利,哪些方面进展不佳等。它们是帮助随着时间的推移完善流程的好工具。但是,不利的一面是该项目已经完成,任何经验教训都无法帮助改善结果。

项目验收:这基本上是在项目中间举行的会议,利益相关者聚集在一起,讨论什么样的事情可能会阻碍实施或减少预期结果的影响。换句话说,可能会出什么问题?然后,此信息将用于实时改善项目,而不必等到结束后才能进行任何调整。